Содержание
Данная статья носит рекомендательный характер для формирования службы охраны труда на Вашем предприятии.
Указанная нормативная база и материалы относятся к периоду 2005 – 2010 года.
Некоторые нормативные документы, используемые в материалах, устарели, но при этом не потеряли актуальности для разработки СУОТ в компании.
Основные термины и определения
Система – набор взаимосвязанных элементов, функционирующих как единое целое при устремлении к определенной цели.
Основными характеристиками системы являются:
- Связи.
- Границы.
- Элементы.
- Цель или цели.
Организация — группа работников и необходимых средств с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений.
Примеры определения:
- Компания.
- Корпорация.
- Учреждение.
- Предприятие.
- Благотворительная организация.
- Предприятие розничной торговли и тому подобное.
Энтропия – универсальное свойство всех систем, отражающее их тенденцию к постоянному «истощению» и смерти.
Поэтому организации должны осуществлять мониторинг внешней среды, подстраиваться к происходящим в ней переменам и постоянно находить новые ресурсы.
Синергизм – закономерность, устанавливающая, что система как единое целое дает больший выход, чем каждый её элемент.
Поэтому помимо эффекта синергизма совместная разработка, внедрение и обеспечение функционирования нескольких систем управления по затратам соизмерима с аналогичными затратами по одной системе, так как методы и подходы аналогичны, а эффективность, в том числе экономическая, возрастает.
Результативность — степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.
Эффективность — соотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами.
Принцип разработки и совершенствования СУОТ
Настоящие рекомендации структурированы по подобию действующего национального стандарта «Общие требования к системе управления охраной труда в организации ГОСТ Р 12.0.006-2002».
Статья содержит информацию об общих положениях разработки, внедрения и обеспечения функционирования систем управления, в основу которых положен принцип PDCA:
- Планируй.
- Выполняй.
- Контролируй.
- Совершенствуй.
Данный принцип представлен на рисунке 1:
По определению система управления может быть разработана и внедрена:
- Как для организации в целом, так и для отдельных подразделений.
- Как по отдельным направлениям основной деятельности, так и в различных областях деятельности (кадровая, финансовая, охрана труда и так далее).
Поэтому при планировании разработки и внедрения системы необходимо учитывать такие их свойства как энтропия, синергизм и взаимозависимость подсистем.
Построение любой системы управления начинается с изложения политики.
В политике концептуально выражены следующие аспекты организации:
- Приоритеты и пути развития организации.
- Философия высшего руководства в области планируемой деятельности.
Данный документ даёт возможность сформировать ключевые принципы организации:
- Корпоративные ценности.
- Отношение к сотрудникам.
- Позиционирование к Клиентам.
- Возможности и перспективы дальнейшего развития.
На основании политики предприятия формируется миссия компании, на основании чего возникают основные системы организации, а из этого формируются цели и пути их достижения.
Процессы планирования системы могут отличаться и зависят от следующих факторов:
- Мотивации персонала.
- Степени готовности организации.
- Существующей культуры производства.
- Информационной структуры организации.
Ниже приводится алгоритм планирования новой системы управления для организации рисунок 2:
Если организация не имеет представления о современных методологиях функционирования систем управления, то первым шагом должно быть проведение ознакомительного семинара для высшего руководства, где наряду с познавательной информацией участники могут обсудить основные принципы и подходы к разработке системы управления.
По итогам семинара высшее руководство может осмысленно принять решение о последующих шагах:
- Разрабатывается календарный план построения системы.
- Назначается руководитель проекта по внедрению системы.
- Прорабатывается план проведения обучений и мероприятий по развитию компетенций системы.
Обычно на этом этапе привлекается внешний консультант, который выполняет роль «опекуна», а именно:
- Тренирует и интервьюирует.
- Стимулирует, и при необходимости участвует в обучении.
- Обращает внимание на проблемные вопросы и показывает короткие пути.
- Способствует генерированию и продвижению новых идей (модерирование).
Ценность внешнего консультанта не только в его знании и опыте, но и в том, что он в качестве человека со стороны может увидеть проблемы лучше, чем те сотрудники, которые из-за стеснения, или по другим причинам действуют с оглядкой.
Основное кредо консультанта: «Помощь в виде самопомощи».
В текущих реалиях СУОТ на предприятии организует специалист ответственный за охрану труда, промышленную безопасность и экологию.
Внедрение и обеспечение функционирования системы управления
Процессы внедрения и обеспечения функционирования системы управления по сути своей идентичны, с тем различием, что в процессе внедрения все подпроцессы:
- Обучение.
- Предоставление средств.
- Разработка документации.
- Испытание системы и так далее.
По объёму и значимости значительно превосходят аналогичные подпроцессы при обеспечении функционирования системы управления, подробнее изложено далее в статье.
Основные процессы внедрения и их взаимосвязь можно представить в виде следующего алгоритма рисунок 3:
Одобрение проекта системы
Одобрение проекта системы исходит от любого полномочного органа существующей административной системы, либо вновь создаваемой системы управления.
Пример систем в компании:
- Штаб.
- Уполномоченное лицо.
- Координационный совет.
Виды документов, утверждающие полномочие системы:
- Приказ.
- Протокол.
- Решение либо другого организационно-распорядительного документа.
Это обусловлено не только степенью готовности организации к преобразованиям, но и существующими навыками и стилем руководства.
Главное, чтобы это действие было легитимным, авторитетным (но не авторитарным) для всего персонала организации, поощряло инициативу сотрудников и гибкость в принятии дальнейших решений и их исполнении.
Одновременно с одобрением, определяются и, если необходимо, утверждаются мероприятия по внедрению (эти процедуры могут совмещаться).
Предоставление ресурсов
Очень важно понимать, что под ресурсами понимаются не только денежные средства, помещения, компьютерная техника и так далее.
Важным ресурсом является рабочее время всех без исключения сотрудников организации.
На рисунке 3 штриховой линией обозначен частный случай – выделение только рабочего времени.
Обучение сотрудников
Обучение проводится для всех сотрудников, но по разным программам, дающим необходимые и достаточные знания, для понимания происходящего и мотивации сотрудников для последующего сотрудничества.
Критическая масса мотивируемых, способная сдвинуть предприятие в сторону преобразований — 15% от общей численности, причём:
- Высшее руководство – 100%.
- Среднее звено – 90%.
- Исполнители – 10%.
В зависимости от возраста ничем не мотивируется 30-33% численности сотрудников компании.
Как правило, высшее руководство помимо внутреннего обучения (например, консультантом) проходит обучение на специализированных курсах (желательно разных школ).
Часть среднего персонала, в должностные обязанности которых входит обеспечение функционирования системы управления, также подлежит специальному обучению.
Мотивирование и привлечение сотрудников к созданию системы
Очень часто руководители под мотивацией понимают только денежное вознаграждение.
В данном случае, при достаточной информированности персонала само участие в создании системы управления может быть побудительным мотивом, так как позволит исполнителям строить процессы «под себя»:
- Отстаивать свои права.
- Конкретизировать свои обязанности.
- Создавать гарантированную защищённость от произвола и тому подобное.
Разработка документированных процедур и рабочей документации
Существует два равноценных способа разработки документов:
- Сверху-вниз.
- Снизу-вверх.
В первом случае разрабатывается следующие документы:
- Положение (Руководство) по установленным требованиям.
- Документированные процедуры системы.
- Затем методические и руководящие документы, а по ним либо дополняются (корректируются), либо вновь создаются недостающие рабочие документы.
Во втором случае на основе установленных требований моделируются процессы с учётом существующих рабочих документов:
- Одновременно рабочие документы, которые не соответствуют требованиям, корректируются, а на документально не оформленные элементы процессов («незаполненное пространство») составляют рабочие документы.
- Затем разрабатываются недостающие методические и руководящие документы, документированные процедуры системы управления и Положение о системе управления (Руководство).
Распределение ответственности
При разработке документации уточняются права и обязанности, а при необходимости пересматриваются с учётом установленных требований.
Утверждение разработанных документов
Согласование и утверждение разработанных документов системы управления производится уже в соответствии с вновь введенной процедурой системы «Управление документацией».
Испытание системы управления и её элементов
Под испытанием или проверкой системы управления и её элементов на стадии внедрения обычно подразумевается внутренний аудит.
При этом возможны и другие формы:
- Виртуальная (тренинг).
- Самооценка (анкетирование).
- Инспекционная проверка и другое.
Главное, чтобы были соблюдены три принципа:
- Принцип независимости.
- Принцип документирования.
- Принцип компетентности (проверяющий в совершенстве знает системный подход).
Оценка проведенных испытаний
Оценивается следующие основные показателя:
- Отражение в документации системы всех установленных требований.
- Насколько и в какой степени документированные методы, процессы и инструкции известны персоналу, применяются и эффективны.
Корректирующие действия
На основе оценки состояния системы управления разрабатываются корректирующие мероприятия.
Проверочные и корректирующие действия
Необходимо отметить, что в данном контексте речь идет о действиях по отношению к процессам и процедурам управления.
Поэтому термины «проверка» и «корректировка» надо воспринимать не в узком общепринятом смысле, а как термины, относящиеся к соответствию ГОСТ Р ИСО 9000-2001 и воспринимать как:
- Проверка соответствия.
- Корректировка обнаруженного несоответствия.
В рассматриваемом случае (при внедрении и улучшении системы), помимо аудита системы управления и который предназначен для:
- Проверки соответствия/целесообразности документации.
- Проверки целесообразности и эффективности всех мероприятий внутри системы.
- Доказательства выполнения требований, положенных в основу системы управления и (или) содержащихся в нормативных документах.
Аудит процесса позволяет:
- Обеспечить необходимую результативность процесса.
- Осуществить систематический контроль за протеканием процесса.
- Получить информацию для определения мероприятий по улучшению качества процесса.
- Выявить способность процесса к результативности и прямые или косвенные параметры процесса, определяющие эффективность процесса.
Аудит процесса или аудит методики позволяет:
- Произвести исследование эффективности методов и подходов, заложенных в систему.
- Произвести планирование и утверждение корректирующих мероприятий, причем субъектами аудита.
- Оценить с точки зрения целесообразности и результативности установленных значений параметров процессов.
Ответственность руководства
Ответственность руководства при системном подходе заключается в выполнении трёх основных задач:
- Разработка и доведение до сведения сотрудников политики компании СУОТ.
- Анализ функционирования системы управления.
- Обеспечение необходимыми ресурсами.
Данный принципы системы представлены на рисунке 4:
где
- I контур – контур обеспечения функционирования системы управления.
- II контур – контур улучшения функционирования системы управления.
Последовательное улучшение
Из рисунка 4 видно, что обеспечение функционирования системы управления состоит в поддержании соответствия системы и её элементов однажды установленным требованиям.
Улучшение функционирования системы управления и её элементов достигается путём введения дополнительных требований или повышения уровня требований:
- В первом случае речь идёт о результативности системы управления.
- Во втором случае речь идёт об эффективности.
На основании тематических документов различают два вида улучшений:
- Метод мелких и частых улучшений или кайзен это улучшении процессов.
- Метод крупных улучшений или каирио это улучшении системы.
Схематично это выглядит следующим образом и представлена на рисунке 5:
Нормативные ссылки
- ГОСТ Р 12.0.006-2002. Общие требования к системе управления охраной труда в организации.
- ГОСТ Р ИСО 9000-2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
- ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования
- ГОСТ Р ИСО 9004-2001 Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности.
- ИСО 10013-1995. Руководящие указания по разработке руководств по качеству.
- ИСО/ТO 10017-1999 Руководящие указания по выбору статистических методов применительно к ИСО 9001-94.
- ГОСТ Р ИСО 14001-98 Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению.
- OHSAS 18001:1999. Системы менеджмента здоровья и безопасности на производстве – Спецификация.
- OHSAS 18002:2000. Системы менеджмента здоровья и безопасности на производстве – Руководство по применению OHSAS 18001.
- ИСО 19011. Руководящие указания по проверке систем менеджмента качества и (или) охраны окружающей среды (предстоит публикация).
- ГОСТ Р 51897-2002. Менеджмент риска. Термины и определения.
- ГОСТ Р 51898-2002 Аспекты безопасности. Правила включения в стандарты.
- ГОСТ Р 51705.1-2001 Системы качества. Управление качеством пищевых продуктов на основе принципов ХАССП. Общие требования.
- № 181-ФЗ от 17.07 1999 г. «Об основах охраны труда в Российской Федерации».
- № 197-ФЗ от 30.12.2001 г. «Трудовой кодекс Российской Федерации».
- Кодекс законов о труде РСФСР от 09.12.1971 г.
- № 10-ФЗ от 12.01.1996г. «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности»
- Положение о порядке проведения аттестации рабочих мест по условиям труда (Постановление Минтруда России от 14.03.1997 №12).
- Рекомендации по организации работы уполномоченного (доверенного) лица по охране труда профессионального союза или трудового коллектива (Постановление Минтруда России от 08.04.1994 г. № 30).
- РД 03-418-01 “Методические указания по проведению анализа риска опасных производственных объектов” (Утверждено Госгортехнадзором России Постановлением от 10.07.2001 №30).
Список литературы
- Основные положения по охране труда.
- Система управления охраной труда.
- Методические и методологические проблемы охраны труда и промышленной безопасности.
- Организация службы по охране труда на предприятии и ответственность за нарушения требований законодательства по охране труда.
- Обзор нового постановления о порядке обучения по охране труда и проверке знания требований охраны труда в 2022 году.
