You are currently viewing Организация презентации компании: этапы, вопросы, виды

Организация презентации компании: этапы, вопросы, виды

Содержание

Презентация: понятие

Презентация — самостоятельная акция, которая может выступать в форме приема, представления компании, первых лиц, новой продукции компании приглашенной аудитории.

Как правило, презентация компании проводится по следующим случаям:

  • Открытие или создание компании.
  • Ежегодная демонстрация новых достижений.
  • Представление новых видов продукции или услуг.
  • Медийная презентация нового лица компании.

Презентуется это то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать. При выходе на новые рынки сбыта также организуется презентация компании в стране, где открываются филиал, подразделение или представительство. Презентации отличаются от пресс-конференции прежде всего большим количеством приглашенных от различных общественных кругов, большим акцентом на культурную программу, а главное — тематикой.

Если пресс-конференции обычно посвящены проблемным темам, то презентации связаны с определенными конкретными результатами в деятельности компании, к которым есть смысл привлечь внимание СМИ и общественности.

Презентации устраиваются для потенциальных потребителей в частности для:

  • Покупателей.
  • Партнеров.
  • Инвесторов.

Для презентации компании обязательно приглашаются представители СМИ.

Продолжительность презентации в каждом конкретном случае зависит от представляемого материала. Естественной особенностью всякой презентации является ограниченность ее продолжительности.

В свою очередь презентация, как и пресс-конференция, предусматривает сессию вопросов-ответов.

Этапы проведения презентации: сценарий

1. Определение цели презентации и ее приоритетов в частности:

  • Привлечения новых клиентов.
  • Формирования имиджа компании.
  • Привлечения новых Партнеров, в том числе поставщиков, инвесторов.
  • Улучшения отношений с местными органами власти.
  • Донесение своего видения по вопросу определенными кругами общественности.

2. Обоснование концептуализации презентации с учетом следующих факторов:

  • Путем формирования идеи.
  • Определения места и сроков проведения.
  • Состав участников мероприятия.
  • Размер совокупных затрат на организацию презентации.

Целесообразно презентационное мероприятие разделить по следующим таймингам:

  • Начинать презентацию во второй половине дня.
  • Продолжительность не более 4 ч.
  •  Где торжественная часть и культурная программа — 1,5–2 ч.
  • Ужин или фуршет предельное время 2 ч.

3. Разработка программы презентации.

Назначается ответственный (ведущий), занимающий высокий пост в администрации компании и владеющий ораторским искусством и навыками этикета.

Сценарий презентации может быть следующий:

  • Ведущий представляет руководителей компании и важных гостей.
  • Показываются рекламные фильмы длительностью 7–12 мин с сюжетами, отражающими идею презентации (инновационность, общественная значимость, актуальность и оригинальность объекта презентации).
  • Ведущий предоставляет слово руководителям компании для кратких сообщений на 2–3 мин с демонстрацией образцов, макета новых видов продукции, технологий.
  • Отводится время на вопросы присутствующих и ответы на них руководителей компании и ведущих специалистов.
  • Ведущий предоставляет слово гостям для выступления с пожеланиями, комментариями, поздравлениями, предложениями и конструктивными замечаниями.
  • Предусматривается вручение сувениров, памятных альбомов, значков, мерчей.
  • Заключительная часть предполагает проведение банкета, фуршета, неформальный обмен информацией, контакты и другие формы делового PR-общения.

Виды вопросов на презентации

Ведущему полезно знать типы вопросов, способных нести опасность для презентации:

  • Вопрос — скрытое возражение.
  • Оборонительный вопрос.
  • Испытующий вопрос.
  • Вопрос-демонстрация.
  • Вопрос-вызов и т.п.

В целом трудные вопросы лучше всего переадресовывать коллеге-эксперту, другому члену аудитории, предложить для всеобщего обсуждения при подготовке к презентации.

Можно также отсрочить ответ на сложный вопрос, дать себе время для обдумывания, но обязательно вернуться к нему в дальнейшем. В любом случае их нельзя замалчивать, уходить от них, это может произвести на подготовленную аудиторию, искушенную в ведении дискуссий, крайне неблагоприятное впечатление и породить недоверие ко всей сообщенной информации.

Бываю неудобные вопросы или провокационные вопросы, но к ним нужно быть готовым, справиться с этим можно при помощи следующих приемов:

  • Не занимать оборонительную позицию.
  • Переформулировать вопрос для себя.
  • Не вступать в предлагаемый спор.
  • Упомянуть о выгодной стороне дела.

Рассмотрим определения по топологии вопросов которые возникают во время презентации:

  • Вопрос-возражение — задается в ситуациях, существенно угрожающих интересам того, кто этот вопрос задает.
  • Вопрос-переадресация — задают в случаях, когда предложение ведущего может задеть интересы того, кто задал вопрос. Обычный способ успешно справиться — это переадресовать вопрос самому задающему, добиться, чтобы он разговорился, затем, если есть затруднение разрешить вопрос на фактическом уровне, передать его другим членам группы.
  • Вопрос-демонстрация — задают с целью показать коллегам, как хорошо информирован задающий вопрос. Здесь уместна публичная похвала знаний оппонента, подтверждающих то, как он осведомлен и компетентен.
  • Вопрос-испытание — предназначен для проверки знаний и опыта ведущего. Основное здесь — не оправдывать своего незнания и некомпетентности в данном вопросе. Полезно пообещать задавшему вопрос выяснить неизвестное и выполнить это обещание.
  • Вопрос-компромисс — задается, когда оппонент высказывает некоторое суждение, конфликтогенное по своему потенциалу. Направлен на предупреждение возникновения конфликта и примирение оппонирующих сторон путем перефразирования прозвучавшего высказывания со смягчением формулировки.
  • Вопрос-вызов — звучит, когда ведущий высказывает некоторое суждение, неосторожно посягающее на область знаний одного из зрителей. Оптимально — мгновенно отступить, сохраняя достоинство, возвращая оппоненту права в его владениях и по возможности спросить у него совета.
  • Вопрос-предупреждение — задается, когда оппонент высказывает резкое суждение, конфликтогенное по сути. Направлен на предупреждение возникновения конфликта путем демонстрации своей решимости отстаивать свою точку зрения и способности ее рационально аргументировать.

Виды презентаций

В условиях насыщенного рынка, привередливого потребителя и глобальной конкуренции все чаще приходится задумываться не только об акциях продвижения, стимулирования сбыта, но и о позиционировании, а вернее, о концепции визуальной подачи товара, продукта, услуги или самой компании.

Причем визуальная подача должна замыкаться не на простых рекламных имиджах для печатных модулей, наружной рекламы или 30-секундных роликах для ТВ или интеграции на YouTube, и даже не на корпоративных фильмах. Наиболее полноценно, выгодно и открыто преподнести продвигаемый продукт, услугу или фирму позволяют презентации. На сегодняшний день различные виды презентаций — один из самых комфортных и эффективных способов ознакомления целевой аудитории с продвигаемым объектом, будь то товар, продукт или услуги.

Презентация — это также удобный способ демонстрации достижений или возможностей компании, описания методов производства или свойств выпускаемой продукции (товара), информирования о тенденциях или планах развития фирмы, а возможно, и привлечения инвестиций.

С помощью презентации можно легко реализовать коммуникативные задачи в частности:

  • Обучения сотрудников.
  • Обучение бизнес-слушателей семинара или лекций.
  • Повышения лояльности клиентов и бизнес-партнеров.

В любом случае выгодное отличие презентации от других маркетинговых инструментов — возможность подачи информации наглядно, объемно и «живо».

Как видим, целей использования презентаций достаточно много — причем достигаются они путем использования разных форматов презентаций. Презентации можно разделить на несколько типов в зависимости от вида использования и целей создания той или иной презентации. Следует помнить, что грамотно проведенная презентация является залогом успеха в бизнесе или творчестве.

Рассмотрим основную топологию презентаций.

Печатные презентации

Это простейший вариант использования презентации в качестве раздаточного материала или печатного дополнения к выступлению, рекламной акции.

К сожалению, для большинства компаний данный вид применения презентации является крайне узким в связи с ограниченными возможностями печатных презентаций по воздействию на эмоциональное восприятие.

В этом формате есть жесткие ограничения на статичность картинки — можно «поиграть» с возможностями типографии, дизайн-решением, но за пределы печатного восприятия и использования пробиться не удастся.

В большинстве своем печатные презентации это:

  • Брошюры.
  • Каталоги,.
  • Буклеты.

Данный тип презентации воплощает имиджевые идеи, достаточно полно справляясь с функциями визитных карточек компании или каталогов продукции.

Презентации в электронном формате

На более высоком уровне по сравнению с печатными презентациями находятся компьютерные или электронные презентации, позволяющие выйти за границы печатных каталогов и буклетов.

Электронные презентации можно удобно распространять:

  • Размещать на сайте компании или сторонних ресурсов.
  • Рассылать по электронной почте email.
  • Bспользовать на конференциях, семинарах.
  • Презентация в качестве видеопрезентаций на мероприятии или YouTube.

Такие презентации в зависимости от формата могут отличаться динамикой и полноценной анимацией (анимационные презентации), оригинальной подачей информации, возможностью добавления звука, музыки и пр.

Компьютерные презентации не «завязаны» на печатный тираж, могут использоваться на различных носителях, будь то компьютер, «плазма» или проектор, в них достаточно просто вносить изменения.

Компьютерные презентации также можно условно разделить на несколько типов, проследим их от простейших к более сложным:

Презентация в формате PоwerPоint

Наиболее простым и распространенным вариантом презентации является презентация в формате РоwerРоint (презентация PоwerPоint), получившая широкое распространение в бизнес-среде.

Формат PоwerPоint позволяет интегрировать в презентацию видео и аудиофайлы, создавать примитивную анимацию на уровне слайд-шоу. Главный плюс данного формата презентации — возможность без особых знаний и умений вносить изменения в презентацию, адаптируя ее под разные аудитории и цели. Главный минус — «зависание» интегрированных в презентацию файлов, примитивизм дизайна картинки.

При изготовлении презентаций РоwerРоint с привлечением профессиональных дизайнеров можно добиться сочетания информации и качественного визуального воплощения отдельных имиджей, созданных специально для презентации. Причем акцент на имиджевой составляющей любой презентации позволяет добиться важного эмоционального восприятия в рамках рекламных коммуникаций.

Потребитель, не отвлекаясь от информации, воспринимает ее на эмоциональном уровне благодаря эстетичному исполнению презентаций, дизайну и профессиональной работе менеджеров дизайн-студии.

Презентации в формате PDF

Еще один вид довольно простой компьютерной презентации — это презентация в формате PDF. Фактически это вариант электронного каталога, удобного для рассылки по электронной почте, размещения на сайте и печати на принтере. То есть практичный, легкий, удобный, функциональный продукт.

Зачастую презентации PDF становятся продолжением фирменных каталогов и других рекламных материалов, когда на первое место выходит создание картинки, имиджа, а значит главную роль играет качественный дизайн. Презентация PDF дает возможность подать в привлекательном виде тщательно отобранную информацию, при этом дизайн)презентации должен быть тщательно продуман, разработан и претворен в жизнь.

Такие презентации позволяют максимально расширить рамки для творческого подхода и креативных дизайнерских решений. Чаще всего презентации PDF используются как вспомогательный продукт — изготавливаются при заказе в профессиональной студии бесплатно, приложением к печатной версии презентации или мультимедиапрезентации.

Главные плюсы презентации в формате PDF — это прежде всего небольшой «вес», что очень удобно для рассылки по электронной почте, презентация PDF идеальна для печати — подходит для разных типов принтера и операционных систем. Неоспоримый минус подобных презентаций — статичность, но в то же время это поле для реализации самых смелых идей дизайнера.

Видеопрезентации

К электронным презентациям можно также отнести видеопрезентации, поскольку в условиях развития технологий большая часть форматов — это цифровые аналоги. В данном виде презентации компьютерная графика и другие анимационные спецэффекты отходят на второй план, уступая место живой картинке — видеоизображению презентации.

Как показывает практика, презентации длительностью более 5–7 мин плохо воспринимаются аудиторией, а показать за это время с помощью только видео все конкурентные преимущества продвигаемого объекта проблематично. Еще один минус подобного формата — жесткий ассоциативный ряд у аудитории с корпоративными фильмами и другими «большими» форматами.

Главный же плюс подобного вида презентаций — живая, реальная картинка, которой можно верить. Данный формат позволяет не только выступать в качестве самостоятельной единицы, но и интегрироваться в гораздо более сложные и функциональные виды презентаций — мультимедийные, интерактивные презентации, дополняя яркий рекламный дизайн реалистичным видеорядом.

Мультимедийные презентации или интерактивные презентации

Мультимедиапрезентации, интерактивные презентации, анимационные презентации — наиболее обширный по своим возможностям вид презентаций. Подобный формат интерактивных презентаций позволяет интегрировать в презентацию звук, видеофайлы, анимацию, интерфейс (систему меню — управления), трехмерные объекты и любые другие элементы.

Неоспоримое достоинство мультимедийных презентаций — возможность внедрения в них фактически любых форматов:

  • PоwerPоint-презентаций.
  • Презентаций PDF.
  • Видеопрезентаций.

С помощью удобной системы меню можно сделать возможной «подкачку» различных файлов, вплоть до автоматического выхода на сайт объекта презентации. По сути, мультимедийные презентации могут быть имиджевыми, то есть в качестве имиджевого ролика находить применение на презентациях, выставках, конференциях, семинарах и любых других мероприятиях, а также с легкостью способны заменить сейлз-менеджера, оратора или лектора, рекламный каталог или сайт компании.

Сбалансированное использование информации, а именно чередование или комбинирование текста, графики, видео и звукового ряда, делает мультимедийные презентации максимально комфортными и удобными в использовании.

Такие высокотехнологичные презентации являются действенным маркетинговым инструментом, демонстрируют высокий уровень профессионализма и качества работы компании. Использование подобных презентаций гарантирует повышение узнаваемости компании и привлечение целевой аудитории.

Flash-презентации

Flash мультимедийные презентации позволяют сочетать в себе несколько форматов:

  • PоwerPоint.
  • PDF
  • Или аналогичным форматам.

В большинстве своем самые лучшие примеры данных презентаций на 100% сделаны на основе Flash или аналогах.

Это универсальный продукт, позволяющий наиболее гармонично сочетать рекламную информацию с ярким, нетривиальным дизайном и анимацией, добиваясь максимальной отдачи от презентации.

Это возможность создания презентации единым файлом, без папок и подкачки документов, возможность установить автозапуск презентации при загрузке диска, возможность использования наиболее яркой, насыщенной анимации, возможность не только создавать интересные ролики, но и оснащать презентацию меню — интерфейсом, позволяющим самостоятельно управлять ею.

Еще один огромный плюс презентаций на основе flash — это их относительно небольшой «вес», позволяющий размещать подобные презентации в Интернете.

3D-презентации

Еще одной разновидностью мультимедиапрезентаций можно с долей относительности назвать 3D-презентации, то есть презентации, оформленные в трехмерной графике 3D-графике, 3D-анимации).

Отличительной чертой данных презентаций (3D-презентаций) является возможность показать объект, товар, продукт буквально со всех сторон (в трехмерном изображении), сконцентрировав внимание публики только на нем.

В остальном они могут также легко дополняться всеми элементами, присущими мультимедиапрезентациям.

СD-презентации или на флэшке

Любые презентации можно не только показывать на экранах, скачивать из Интернета, но и дарить (презентовать) на различных носителях, особенно это удобно для презентаций «весом» от 25–30 мегабайт, которые не предназначены для пересылки по электронной почте.

На данный момент самыми отмирающими форматами являются CD, DVD-презентации или на флэш-карте. Поскольку проще через облако дать ссылку на контент и отправить материалы, через мессенджер или email. 

Это могут быть как CD-визитки, так и полноценные DVD-презентации с использованием всех возможностей, предоставляемых форматом.

Бизнес-презентации или деловые презентации

Особым направлением в создании презентаций являются бизнес-презентации — деловые презентации, от которых крайне многое зависит.

В большинстве своем это инвестиционные презентации, цель которых — привлечение внимание к компании, проекту, товару или услуге.

При создании подобных презентаций основное внимание уделяется стилю презентации — точной подаче информации в ущерб мощному дизайну. Бизнес-презентации могут быть выполнены в любом из форматов презентаций, указанных выше.

Как организовать презентацию своего продукта

Список литературы

  1. Кузнецова Т.В. «Секретарское дело», Москва, 1998.
  2. Бондарева Т.Н. «Секретарское дело», Москва: «Высшая школа», 1989.
  3. Андреева В.И. «Делопроизводство в кадровой службе», Москва: «Высшая школа», 1997.
  4. Источник видеоконтента: https://youtu.be/vY3lZeEy_nk

Добавить комментарий

Gekoms LLC

Коллектив экспертов большая часть опыта и знаний которых востребованы в области промышленной автоматизации, разработке технически сложного оборудования, программировании АСУТП, управлении электроприводом. Телефон: +7(812) 317-00-87 Email: info@gekoms.com Сайт: https://gekoms.org