Содержание
В мире идет развитие информационных технологий, в результате чего создаются новые программные продукты для оптимизации работы.
В статье показаны примеры работы в «MS Outlook» которые помогают менеджеру проектов в повседневной работе.
Как известно MS Outlook это почтовая программа с функциями электронного органайзера.
Наряду с этим — средство по организации планирования производственного процесса работника.
Если это первое знакомство с данным программным продуктом в списке литературы присутствуют ссылки на видео контент, который поможет освоить базовые функции MS Outlook.
Рассмотрим по порядку инструменты для которыми может пользоваться проектный менеджер (ПМ).
Сортировка входящих и исходящих электронных писем
Хранение и структурирование информации для ПМ важно.
Если этого не делать, то при ведении нескольких проектов, может получиться следующее:
- В почтовом ящике сотрудника возникает неразбериха, что приведет к поиску нужной информации.
- На окончательной стадии проекта, при возникновении спорных вопросов с «Заказчиком» или «Исполнителем».
- Если у Вас нет четкой структуры хранения e-mail писем, то придется затратить время для поиска нужной информации (официального письма или согласования).
Поэтому целесообразно выполнить структурирование информации в своем почтовом редакторе по проектам.
В каждой организации с проектным управлением, используются внутренние ID проектов и наименования.
Поэтому исходя из практики целесообразно поступить следующим образом, рисунок 1:
где
- Для ясности рассмотрим пример проекта «010911 – БИБ».
- В папке «010911 – БИБ» хранятся входящие письма, а отправленные письма по проекту копирются при отправке в папку «О 010911 – БИБ».
При создании указанной структуры хранении e-mail писем у Вас рядом расположится входящая и исходящая информация по проекту.
После структурирования информации по папкам создаются правила по ID для каждой, таким образом настраиваем процесс авто-сортировки писем.
Создание правил для входящих и исходящих писем по проекту сокращает ПМ 4 часа в неделю на систематизацию информации вручную.
Ниже на рисунках 2 – 8 графически показан процесс создания правила для входящих и исходящих e-mail сообщений:
Создание правил в MS Outlook сделаны на интуитивно понятном интерфейсе для пользователя.
Поэтому с указанной настройкой проблем не возникнет.
В компании согласовывается правило, что при ведении внутренней и внешней деловой переписки по проекту указывается полное наименование и ID в теме письма.
При общении с Заказчиком и Исполнителем то же целесообразно использовать ID проекта в теме:
- Но если у Заказчика, то же есть номер проекта, то целесообразно внести его в правила.
- Если Заказчик не пишет в теме письма ID, то придется распределять письма вручную.
Есть два нюанса, при работе с MS Outlook при создании правила для входящих писем происходит автоматический перенос в нужную папку, а при создании правила для отправленных писем в указанную папку переносится копия e-mail из папки «Отправленные».
Организация совещаний с использованием MS Outlook
Как известно организация совещаний для решения вопросов по проекту является работой проектного менеджера.
Для организации совещания в MS Outlook есть необходимые инструменты, которые расположены в разделе «Календарь».
При создании совещания следует учесть следующие аспекты:
- Тема совещания.
- Цель совещания.
- Вопросы которые необходимо решить.
- Регламент.
- Прилагаемый материал к совещанию.
- Количество участников совещания.
При учете всех вышеуказанных аспектов при подготовке совещания Вы сможете эффективнее провести его.
Пример приглашения на совещание представлен на рисунке 9:
Вопросы, которые требуют решения лучше размещать в виде таблицы, поскольку после проведения совещания ПМ оформляет отклик по собранию или протокол, который должен отправиться исполнителю.
Использования данного инструмента на практике помогает сократить время проведения совещания в два раза.
Оптимальным временем для проведения совещания является интервал около 30 минут.
Работа по задачам в MS Outlook
Работа по задачам проектному менеджеру помогает систематизировать информацию в рамках проекта или протокола.
Данный инструмент расположен во вкладке «Задачи».
С практической точки зрения есть 2 вида задач для ПМ:
- Задача под протокол – тактическая задача от Топ-менеджера на неделю или более.
- Задача «дневника проекта» — собственная задача или задача, которая поставлена вышестоящим руководителем, которая подразумевает исполнение проекта компании как внешнего, так и внутреннего.
В данной статье рассмотрен вариант исполнения протокола совещания для исполнителя.
Поскольку описание «дневника проекта» — это тема отдельной статьи.
На рисунке 10 представлена задача исполнения протокола по итогам собрания, данные протоколы являются результатом еженедельных тактических планерок в организации:
где
- Как видно MS Outlook позволяет прикреплять материал в виде файлов в самой задаче.
- При исполнении задачи все обновления приходят к «Владельцу» задачи, в результате чего происходит отслеживание исполнения.
При создании задачи или совещания в теме указывается ID проекта, тогда обновления по задаче и по совещанию приходят к Вам в соответствующую папку проекта.
Все материалы реализованной задачи могут переносятся в MS Word, при этом вложенные файлы автоматически вшиваются в файл (docx).
Это полезно если Вы разрабатываете пошаговые инструкции для сотрудника с приложением файлов в один документ, как показано на рисунке 11:
Создание шаблонов вставок для писем, задач и совещаний
После того как Вы ознакомились с базовыми функциями Outlook.
Следующим инструментом в MS Outlook являются шаблоны вставок подписей.
На ниже приведенных рисунках представлен процесс создания шаблона подписи, рисунки 12 — 13:
где
- На рисунке 13 представлен шаблон организации совещания.
По указанному примеру ПМ целесообразно создать подписи следующих категорий:
- Подпись ПМ.
- Подпись на английском языке ПМ.
- Подпись совещания по проекту.
- Подпись протокола совещания.
- Подпись «дневника проекта».
В подписи можно сохранять вложенные файлы перенося информацию из «Задач», аналогично копированию в MS Word, рисунок 14:
На практике если в Вашей организации проекты однотипны, то подпись с вложенной «матрицей реализации» проекта с вшиты заготовками официальных писем и документов.
Но это подробнее рассмотрим в следующей статье, относящейся к «дневнику проекта».
Создание категорий приоритетов в реализации задач
После прочтения книги Глеба Архангельского «Формула времени Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010» выявил много инструментов для работы с Outlook.
Сильно понравилось решение по созданию приоритетов к задачам.
Указанный подход на практике доказал эффективность.
Для это прописываются следующие категории:
- День – срок исполнения задачи или поручения в течении 3 рабочих дней.
- Неделя – срок исполнения задачи или поручения в течении 2 рабочих недель.
- Год – срок исполнения задачи или поручения в течении квартал или более.
Соответственно при фильтрации активных задач ПМ может для себя выставлять приоритеты в ежедневном и еженедельном планировании.
Рекомендуется при настройке категорий назначить горячи клавиши, рисунок 15:
Контакты в MS Outlook
Контакты для проектного менеджера важны. В MS Outlook 2013 данная вкладка называется «Люди» в ней содержатся контакты.
Рекомендуется карточку контакта заполнять полностью, рисунок 16:
где
- В поле заметки необходимо указывать номер проекта, по которому ведется работа и дополнительную информацию.
- Это позволяет эффективно найти необходимое контактное лицо по проекту, даже если с момента закрытия проекта прошло несколько лет.
- Если у Вас один представитель Заказчика или Исполнителя курирует несколько проектов, то целесообразно указа их в примечаниях.
- В статье произведен обзор наиболее часто используемых инструментов проектного менеджера с использованием MS Outlook 2013. Рассмотренные функции так же присутствуют и в MS Outlook более новых версий.
Рекомендую ознакомиться Вам со списком литературы.
Список литературы
- Книга «Формула времени Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010», автор: Глеб Архангельский.
- Основные задачи в Outlook 2013 — https://support.office.com/ru-ru/article/Основные-задачи-в-Outlook-2013-192eb102-2ee2-4049-b7f5-aa0eb4231fbb?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
- Быстрое начало работы — https://support.office.com/ru-ru/article/Видеоролик-быстрое-начало-работы-cb87a296-ad69-493d-81f1-8df4f7673da0?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
- Первый взгляд на Outlook 2013 — https://support.office.com/ru-ru/article/Видеоролик-первый-взгляд-на-Outlook-2013-3889ef62-3373-4f74-b441-ee7664f06d05?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
- Подробнее о ленте — https://support.office.com/ru-ru/article/Видеоролик-подробнее-о-ленте-64be5bef-c10a-40ac-88d0-09d1ad4f3ebe?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
- Импорт файлов данных — https://support.office.com/ru-ru/article/Видеоролик-импорт-файлов-данных-69e5703d-f9d6-4786-89ae-4ac50ffbf1a2?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
- Обучающие курсы, видео и учебники по Outlook 2013 — https://support.office.com/ru-ru/article/Обучающие-курсы-и-учебники-по-Office-b8f02f81-ec85-4493-a39b-4c48e6bc4bfb?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
- Сочетания клавиш для Microsoft Outlook 2013 — https://support.office.com/ru-ru/article/Сочетания-клавиш-для-Microsoft-Outlook-2013-3e1090f6-a616-42db-abf5-269ca3d553ee?CorrelationId=70bbddc8-bf27-4462-bbb2-d6e3148d9047&ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
- Видео: повторная отправка, если отозвать сообщение невозможно — https://support.office.com/ru-ru/article/Видео-повторная-отправка-если-отозвать-сообщение-невозможно-cdd901fe-aa11-4763-8493-d28bdd67ddd2?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
- Новые возможности Outlook 2013 — https://support.office.com/ru-RU/article/Видео-новые-возможности-Outlook-2013-24ba0a8b-9f51-461f-8257-b8707467e323?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
- Изменение содержимого панели навигации — https://support.office.com/ru-ru/article/Изменение-содержимого-панели-навигации-83cf518b-6233-4706-a7bd-9045554c1b8b?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
