Список, структура данных
Структура списка определяется структурой одинакового организованных записей и его составляющих. Под структурой записи принято понимать совокупность ее полей, а именно имена, типы и назначение. Создадим список, содержащий информацию из отдела кадров работников компании «Венеция». Структура данного отчета приведена в табл. 1.
Таблица 1. Структура списка работников
| № п/п | Имя поля | Тип поля | Назначение | Комментарий |
| 1 | Фамилия | Текстовое | Данные поля предназначены для хранения Ф.И.О. работника | Строки состоят из букв кириллицы без ведущих и хвостовых пробелов, первый символ — прописная буква |
| 2 | Имя | Текстовое | ||
| 3 | Отчество | Текстовое | ||
| 4 | Профессия | Текстовое | Наименование профессии | |
| 5 | Таб. Номер | Текстовое | Табельный номер работника | Строка состоит из символов — табельный номер работника |
| 6 | Пол | Текстовое | Пол работника | Односимвольная строка: буквы «м», «ж». |
| 7 | Дата приема | Дата | Дата приема на работу | Пример «25.10.2010» |
| 8 | Стаж | Вычисляемое | Стаж в годах | Вычисляется по формуле: (текущая дата приема)/365, т.е. =(СЕГОДНЯ()-G2)/365 |
В свою очередь в ячейках списка хранятся константы соответствующие основным типам переменных: текстовые, числовые, дата. Стаж является вычисляемым полем.
Структура списка в Excel
Список работников по данным отдела кадров компании «Венеция» представлен на рис. 1.
Рис. 1. Список работников компании «Венеция»
Как применить автофильтр к списку
Данные подходы необходимы для постановки задач на поиск информации и получение готовых результатов в сводных таблицах. Используем автофильтр для отбора работников, принятых в ноябре 2010 года. Для этого выделяем поле дата приема обращаемся к команде формировать между интервалом приведенным на рис. 2.
Рис. 2. Критерий для работников, принятых в ноябре 2010 года
После утверждения действия получаем итоговую таблицу, где остаются люди принятые в ноябре 2010 года (рис. 3.).
Рис. 3. Результат фильтрации по критерию
Рассмотрим второй вариант фильтрации исходной таблицы. Используем автофильтр для отбора работников, чьи имена начинаются с буквы «А» и оканчиваются на букву «р» или чьи имена состоят из пяти символов. Данный способ задания условия приведен на рис. 4.
Рис. 4. Критерий с использованием символа шаблон
Рис. 5 Результат фильтрации по критерию
Расширенный фильтр, список
При работе с данным фильтром необходимо соблюдать следующую последовательность:
- Постановка задачи на поиск информации;
- Задать критерий отбора информации;
- Получение результата фильтрации.
Сформируем выборку, в которую входят работники, в чьей фамилии хотя бы одна буква «Г», маленькая или большая, имеющие самый большой и самый маленький стаж работы в компании. Решение данной задачи представлено на рис. 6 – 8.
Рис. 6. Критерий отбора информации
Рис. 7. Окно диалога расширенного фильтра
Рис. 8. Результат фильтрации по запросу
Использование функции базы данных
Алгоритм решения данных задач заключается в следующем:
- Постановка задачи;
- Определяется интервал критериев и формула для решения поставленной задачи;
- Получение результатов вычислений.
Вычислим максимальный стаж работников женского пола и минимальный стаж работников мужского пола. Формулы для реализации этой задачи представлены на рис. 9., а результат расчетов приведен на рис. 10.
Рис. 9. Использование функции без данных
Рис. 10. Результат вычислений по формуле
Промежуточные итоги, список
Подобного рода задачи решаются по следующему алгоритму:
- производим постановку задачи;
- получение таблицы с итоговыми данными
Используем промежуточные итоги для определения работников работающих по идентичным специальностям. Для наглядности выполним фильтрацию по профессии работников компании (рис. 11.).
Рис. 11. Список работников, отсортированный по профессиям
Выделяем диапазон таблицы и применяем команду промежуточные итоги. Указываем параметры промежуточных итогов (рис. 12.).
Рис. 12. Диалоговое окно вставки промежуточных итогов
После применения данной команды получаем результаты промежуточных итогов, которые сведены в общую таблицу рис. 13.
Рис. 13. Рабочий лист с итоговыми данными
Список литературы
1. Проектирование экономических информационных систем: Учеб./ Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; Под ред. Ю.Ф. Тельнова. – М.: Финансы и статистика, 2002.-512 с.
2. Информационные технологии (для экономиста): Учеб. Пособие/ Под общ. ред. А.К. Волкова. – М.: ИНФРА – М, 2001. – 310 с.
3. http://www.microsoft.com/rus/office.
