Для чего необходим кадровый аудид

Аудит по охране труда на предприятии

Кадровый аудит и консалтинг – деятельность профессионалов, экспертов в области кадрового делопроизводства, выполняемая для улучшения результатов работы организаций.

С 2018 года были приняты ряд изменений в ТК РФ, регламентирующие правила проведения проверок на соблюдение трудового законодательства.

Своевременное проведение кадрового аудита и консалтинга позволяет работодателю обезопасить себя от ряда проблем с контролирующими органами, избежать наложения крупных штрафов и обеспечить персоналу оптимальные условия работы.

Что такое кадровый аудит

Кадровый аудит представляет собой независимое исследование кадровой документации компании с подготовкой квалифицированного заключения с рекомендациями.

Он позволяет изучить специфику работы фирмы и оптимизировать процессы делопроизводства.

Ведение кадрового делопроизводства необходимо на постоянной основе, а не только при наличии информации о приближающейся проверке контролирующих служб.

Такой подход поможет:

  • Исключить серьезные проблемы с государственными органами.
  • Позволит не стать причиной привлечения к юридической ответственности за нарушение трудовых норм.
  • Даст возможность руководителям организаций постоянно контролировать качество делопроизводства, исключая риск ошибок задолго до взаимодействия с надзорными структурами.
  • Квалифицированные сотрудники самостоятельно смогут исследовать документы организации и своевременно выявлять ошибки с целью их устранения.

Если начальник компании принимает решение вести аудит своими силами, он издает приказ о проведении проверки.

В приказе отражаются:

  • Цели.
  • Стадии.
  • Сроки исследования.
  • ФИО ответственных сотрудников предприятия.

Необходимость обращения за услугами кадрового аудита

Независимая экспертиза кадровых процессов становится актуальной и необходимой в таких ситуациях как:

  • Оптимизация порядка управления коллективом организации.
  • Установление нормального количества управляющих и исполняющих сотрудников.
  • Уменьшение временных затрат, которые требуются для решения поставленных задач и принятия решений.
  • Автоматизация бизнес-процессов, требующих оперативной обработки и управления.
  • Грамотная оценка способностей, личностных и профессиональных качеств персонала.
  • Снижение нагрузки в соответствии с возможностями и опытом работников.
  • Рациональное распределение обязанностей между специалистами разного профессионального профиля и квалификации.
  • Повышение уровня работы внутренней кадровой службы компании, где организуется эффективная деятельность с планированием всех этапов работы.
  • Формирование дружного, коммуникабельного коллектива и корпоративной культуры.
  • Вовлечение сотрудников в ценности фирмы, повышение мотивации персонала.
  • Установление комфортного рабочего микроклимата.
  • Сохранение деловой репутации фирмы, предотвращение начисления серьезных штрафов и применения других видов административных наказаний.
  • Эффективная подготовка к прохождению государственной проверки.

Зачем требуется кадровый аудит

Выделяют несколько целей проведения аудита кадрового потенциала:

  • Подготовка компании к инспекционной проверке на предмет соблюдения предписаний миграционного, трудового, страхового, налогового, пенсионного, архивного законодательства.
  • Повышение уровня профессионализма специалистов кадровой службы компании.
  • Подготовка эффективного плана, направленного на исправление допущенных нарушений.
  • Оценка и анализ состояния кадровых документов.

Виды кадрового аудита

Для того, чтобы классифицировать необходимый вид аудита для конкретного объекта аудита, т.е. понять какому виду проверки необходимо подвергнуть объект проверки, разделим по определенным критериям:

Таблица 1 - Классификация видов кадрового аудита и проверок
Таблица 1 - Классификация видов кадрового аудита и проверок

Длительность аудита зависит от выбранного типа проверки и может составить от 1 до 21 дня.

В исключительных случаях, срок проверки продлевается.

Исследованию могут подвергаться:

  • Управленческие и кадровые процессы, протекающие в организации.
  • Определенные подразделения компании.
  • Персонал, включая его численность, качество, достаточность и распределение.
  • Решается вопрос присутствия достойного кадрового резерва.

Этапы кадрового аудита

Проверка кадровых документов

Каждый работодатель имеет обязанность сформировать и следить за соответствием следующего пакета кадровых документов:

  • Правила внутреннего распорядка.
  • График отпусков.
  • Инструкция по охране труда.
  • Положение о защите персональных данных.
  • Табель учета рабочего времени.
  • Положение об оплате труда.
  • Штатное расписание.
  • Личная карточка работника.
  • Трудовой договор.
  • Трудовая книжка.

В ходе проверки организациям может потребоваться утверждение:

  • Графика смен.
  • Коллективного договора.
  • Должностных инструкций.
  • Положений о премировании.
  • Положений о неразглашении.
  • Перечня должностей с ненормированным рабочим графиком.
  • Договора о коллективной или индивидуальной материальной ответственности.

Экспертиза документации

Специалисты устанавливают правильность оформления бумаг, их соответствие актуальным требованиям законодательства Российской Федерации.

Исследование содержания кадровых документов подразумевает проверку на такие критерии как:

  • Опираясь на ТК РФ и других нормативных актах.
  • Отсутствие нарушений прав работников.
  • Объективное описание условий труда компании.
  • Ознакомление персонала с положениями.
  • Правильность регистрации, учета, ведения и хранения документации.
  • Актуальность внесенной информации.
  • Указание всех необходимых кодов.
  • Нумерование, пломбирование, прошивка, подпись, скрепление документов печатью.
  • Формирование архива документации.

Аудит программного обеспечения

Важную роль при выполнении аудита играет проверка бумаг с помощью специализированных программных продуктов.

Специалисты анализируют:

  • Порядок доступа к программному обеспечению и подготовке кадровой документации.
  • Полномочия ответственных сотрудников, наличие допуска к персональным данным.
  • Возможность несанкционированного доступа или потери кадровой информации.
  • Целесообразность использования определенных программных продуктов.

Оформление итогов кадрового аудита

По результатам проверки эксперт составляет отчет. Документ содержит полное описание выполненных мероприятий. Отчет о состоянии кадрового учета включает выявленные ошибки и риски.

Экспертное заключение можно условно разделить на 2 блока:

  • Данные о проверке локальных актов, приказов, графика отпусков, штатного расписания.
  • Сведения по делу каждого сотрудника, включая трудовые договоры, личные карточки, трудовые книжки т.д.

В результате аудиторской проверки работодатель имеет возможность объективно оценить:

  • Структуру управленческого персонала.
  • Эффективность существующего подхода к управлению.
  • Потребность в обучении/переобучении работников.
  • Кадровую обеспеченность фирмы.
  • Социально-психологический климат предприятий.

Кадровый консалтинг

Систему мероприятий для совершенствования структуры юридического лица, улучшения корпоративной культуры называют кадровым консалтингом.

Его целью является создание и внедрение действенных методик управления персоналом для увеличения прибыльности компании на фоне повышения её конкурентоспособности.

Такой консалтинг подразумевает широкий спектр задач:

  • Поиск квалифицированных сотрудников.
  • Разработку программ развития компании.
  • Анализ потребностей компании в персонале определенных категорий и направлений.
  • Аттестацию и повышение квалификации.
  • Оценку результатов трудовой деятельности.
  • Принятие возможных мер для мотивации работников.
  • Коррекцию социально-психологического климата.

Выполнение кадрового консалтинга подразумевает под собой:

  • Аналитику текущего состояния и кадрового потенциала.
  • Проверку должностных функций.
  • Изучение деятельности кадрового менеджмента.
  • Совершенствование управленческих технологий.
  • Исследование организационно-кадровой структуры.

Выделяют 2 этапа кадрового консалтинга:

  • Аналитический — включает изучение компании, сбор дополнительной информации о кадровых процессах, определение программы консультирования.
  • Программирующий — необходим для активизации и обучения работников, создания оптимальных трудовых условий.

Грамотное проведение кадрового консалтинга дает такие положительные результаты как:

  • Сокращение затрат на подбор персонала.
  • Уменьшение расходов на ФОТ.
  • Улучшение внутреннего «климата» в компании.
  • Оценка системы управления кадрами и кадровым резервом.

Необходимые документы для выставления коммерческого предложения

Работаем с различными организациями в различных сферах деятельности. Если есть вопросы или необходима консультация, напишите нам на email. 

При отправке запросов на формирование предложения по кадровому аудиту, просьба в сопроводительном письме отправить следующие документы:

  • Карточка компании с реквизитами.
  • Номенклатура, если есть в организации.
  • Документы по архиву.
  • Локальные нормативные акты
  • Штатное расписание.
  • Приказы по личному составу организации.
  • Реестр трудовых книжек.
  • Книги учета личных дел.
  • Приказы по производству (если есть).
  • Документы персонифицированного учета.
  • График отпусков, приказы на отпуск.
  • Табели учета рабочего времени.
  • Ведомости проведения первичного инструктажа по охране труда.

Отправить письмо на email для запроса кадрового аудита