Структура информации — списки

Структура информации — списки

Список, структура данных

Структура списка определяется структурой одинакового организованных записей и его составляющих. Под структурой записи принято понимать совокупность ее полей, а именно имена, типы и назначение. Создадим список, содержащий информацию из отдела кадров работников компании «Венеция». Структура данного отчета приведена в табл. 1.

Таблица 1. Структура списка работников

№ п/пИмя поляТип поляНазначениеКомментарий
1ФамилияТекстовоеДанные поля предназначены для хранения Ф.И.О. работникаСтроки состоят из букв кириллицы без ведущих и хвостовых пробелов, первый символ — прописная буква
2ИмяТекстовое
3ОтчествоТекстовое
4ПрофессияТекстовоеНаименование профессии
5Таб. НомерТекстовоеТабельный номер работникаСтрока состоит из символов — табельный номер работника
6ПолТекстовоеПол работникаОдносимвольная строка: буквы «м», «ж».
7Дата приемаДатаДата приема на работуПример «25.10.2010»
8СтажВычисляемоеСтаж в годахВычисляется по формуле: (текущая дата приема)/365, т.е. =(СЕГОДНЯ()-G2)/365

В свою очередь в ячейках списка хранятся константы соответствующие основным типам переменных: текстовые, числовые, дата. Стаж является вычисляемым полем.

Структура списка в Excel

Список работников по данным отдела кадров компании «Венеция» представлен на рис. 1.

clip_image002

Рис. 1. Список работников компании «Венеция»

Как применить автофильтр к списку

Данные подходы необходимы для постановки задач на поиск информации и получение готовых результатов в сводных таблицах. Используем автофильтр для отбора работников, принятых в ноябре 2010 года. Для этого выделяем поле дата приема обращаемся к команде формировать между интервалом приведенным на рис. 2.

clip_image003

Рис. 2. Критерий для работников, принятых в ноябре 2010 года

После утверждения действия получаем итоговую таблицу, где остаются люди принятые в ноябре 2010 года (рис. 3.).

clip_image005

Рис. 3. Результат фильтрации по критерию

Рассмотрим второй вариант фильтрации исходной таблицы. Используем автофильтр для отбора работников, чьи имена начинаются с буквы «А» и оканчиваются на букву «р» или чьи имена состоят из пяти символов. Данный способ задания условия приведен на рис. 4.

clip_image006

Рис. 4. Критерий с использованием символа шаблон

clip_image008

Рис. 5 Результат фильтрации по критерию

Расширенный фильтр, список

При работе с данным фильтром необходимо соблюдать следующую последовательность:

  1. Постановка задачи на поиск информации;
  2. Задать критерий отбора информации;
  3. Получение результата фильтрации.

Сформируем выборку, в которую входят работники, в чьей фамилии хотя бы одна буква «Г», маленькая или большая, имеющие самый большой и самый маленький стаж работы в компании. Решение данной задачи представлено на рис. 6 – 8.

clip_image009

Рис. 6. Критерий отбора информации

clip_image010

Рис. 7. Окно диалога расширенного фильтра

clip_image012

Рис. 8. Результат фильтрации по запросу

Использование функции базы данных

Алгоритм решения данных задач заключается в следующем:

  1. Постановка задачи;
  2. Определяется интервал критериев и формула для решения поставленной задачи;
  3. Получение результатов вычислений.

Вычислим максимальный стаж работников женского пола и минимальный стаж работников мужского пола. Формулы для реализации этой задачи представлены на рис. 9., а результат расчетов приведен на рис. 10.

clip_image013

Рис. 9. Использование функции без данных

clip_image014

Рис. 10. Результат вычислений по формуле

Промежуточные итоги, список

Подобного рода задачи решаются по следующему алгоритму:

  1. производим постановку задачи;
  2. получение таблицы с итоговыми данными

Используем промежуточные итоги для определения работников работающих по идентичным специальностям. Для наглядности выполним фильтрацию по профессии работников компании (рис. 11.).

clip_image016

Рис. 11. Список работников, отсортированный по профессиям

Выделяем диапазон таблицы и применяем команду промежуточные итоги. Указываем параметры промежуточных итогов (рис. 12.).

clip_image017

Рис. 12. Диалоговое окно вставки промежуточных итогов

После применения данной команды получаем результаты промежуточных итогов, которые сведены в общую таблицу рис. 13.

clip_image019

Рис. 13. Рабочий лист с итоговыми данными

Список литературы

1. Проектирование экономических информационных систем: Учеб./ Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; Под ред. Ю.Ф. Тельнова. – М.: Финансы и статистика, 2002.-512 с.

2. Информационные технологии (для экономиста): Учеб. Пособие/ Под общ. ред. А.К. Волкова. – М.: ИНФРА – М, 2001. – 310 с.

3. http://www.microsoft.com/rus/office.

Добавить комментарий

Gekoms LLC

Коллектив экспертов большая часть опыта и знаний которых востребованы в области промышленной автоматизации, разработки технически сложного оборудования, программировании АСУТП, управлении электроприводом. Телефон: +7(812) 317-00-87 Email: info@gekoms.com Сайт: http://gekoms.org